Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on TFW Oulun henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 29.05.2018.

Rekisterin pitäjä

Oulun Kamppailuklubi Oy / Y-tunnus: 2353281-9
Tyrnäväntie 16 F
90400 OULU
FINLAND
044 2387137
info@tfwoulu.fi

Rekisteristä vastaava henkilö

Tomi Kaarela
tomi@tfwoulu.fi

Rekisterin nimi

TFW Oulu | Asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään TFW Oulun kuntosalin sekä ryhmäliikuntatuntien kulunseurantaan. Asiakasrekisteriin kuuluminen on edellytys TFW Oulun palveluiden käytölle. Asiakasrekisterin pitäminen on välttämätöntä, sillä se mahdollistaa rekisterinpitäjälle asiakkaan ostamien palveluiden tarjoamisen. Käytämme tietoja myös uutiskirjeemme lähettämiseen, sekä ajoittaisista tarjouksistamme informoimiseen. Informoimisen kanavina käytetään asiakkaan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta sekä mahdollisesti puhelinnumeroa tekstiviestin muodossa. Ilmoitamme jokaisen markkinointiviestimme yhteydessä asiakkaan mahdollisuudesta poistaa sähköpostinsa tai puhelinnumeronsa postituslistalta.

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa (mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi), asiakasviestinnässä sekä TFW Oulun ja sen yhteistyokumppaneiden tarjoamien palvelujen markkinoinnissa seka palvelujen kehittamisessa.

Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi
Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
Jäsenyystyyppi
Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja – kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)
Sukupuoli
Syntymäaika
Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
Asiakasnumero
Laskutus- ja perintätiedot
Käyttäjätunnus
Salasana

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Henkilotiedot on suojattu ulkopuolisten käytolta palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilokohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilotietoihin pääsy on ainoastaan TFW Oulun valtuuttamilla henkilöilla, joiden työtehtavat edellyttavat henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten maksupalvelutarjoajalle. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).